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遠(yuǎn)程辦公管理系統(tǒng)逐漸成為新常態(tài)

發(fā)布人：發(fā)布時(shí)間：2020-02-10 14:49:11

在遠(yuǎn)程辦公管理系統(tǒng)逐漸成為新常態(tài)下，如何高效管理一支遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)？

遠(yuǎn)程辦公企業(yè)Toptal的CEO，于本文為我們分享了他的秘密“武器”。

隨著科技的發(fā)展，電話取代了電報(bào)，電視機(jī)代替了收音機(jī)，云存儲(chǔ)將人類從本地服務(wù)器中解放出來。如今，遠(yuǎn)程辦公也在悄悄改變我們的工作方式。

九年前，我們成立了一家100%虛擬辦公的大型公司，目睹這一趨勢開始冒出苗頭。近十年后的今天，遠(yuǎn)程辦公已經(jīng)成為一種新常態(tài)。圍繞工作本身、工作方式以及工作地點(diǎn)的價(jià)值觀正在發(fā)生變化。假如你有意建立一支純遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)或?qū)⑻摂M人才與內(nèi)部員工相結(jié)合，眼下正是理想時(shí)機(jī)。

遠(yuǎn)程辦公與人才缺口

從德勤的《千禧一代年度調(diào)研報(bào)告》到FlexJobs招聘網(wǎng)站的年度調(diào)查，近期多項(xiàng)研究表明，各個(gè)年齡段的員工都渴望更靈活的工作方式。Workforce Futures（未來的勞動(dòng)力）一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，83%的員工認(rèn)為，他們不需要辦公室也能保證工作效率。

與此同時(shí)，傳統(tǒng)勞動(dòng)力的供給無法滿足市場需求。普華永道（PwC）2019年全球CEO調(diào)查顯示，人才短缺是全球組織發(fā)展面臨的三大威脅之一。2019年，人力資源管理協(xié)會(huì)（SHRM）的一項(xiàng)研究也證實(shí)了這個(gè)問題：去年，83%的招聘人員找不到合格的人才。人才缺口真實(shí)存在，這是不爭的事實(shí)。

聰明的企業(yè)意識(shí)到，想要保持競爭力，就必須接納遠(yuǎn)程辦公形式，建立一支純虛擬或半虛擬的員工團(tuán)隊(duì)。這不僅有助于成倍擴(kuò)充人才庫，還能大大節(jié)省經(jīng)營成本和基礎(chǔ)設(shè)施投入，增加創(chuàng)新和發(fā)展投入。

一支成功的遠(yuǎn)程勞動(dòng)力隊(duì)伍離不開正確的策略、技術(shù)和文化。只要建立了正確完善的系統(tǒng)，虛擬團(tuán)隊(duì)的效率絕對(duì)不亞于傳統(tǒng)員工。

如何制定合適的策略

首次涉足虛擬團(tuán)隊(duì)，大部分企業(yè)都會(huì)選擇將遠(yuǎn)程員工和傳統(tǒng)員工融合在一起。為了有效做到這一點(diǎn)，你需要一個(gè)策略。首先，要把遠(yuǎn)程辦公視為一種競爭優(yōu)勢，而不是一勞永逸的戰(zhàn)術(shù)；同時(shí)清楚傳達(dá)這一優(yōu)勢，吸引頂尖的虛擬人才。

讓領(lǐng)導(dǎo)也參與進(jìn)來

你可能是公司的最終決策者，但談到虛擬人才的招聘，整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)必須統(tǒng)一立場。否則，就會(huì)產(chǎn)生內(nèi)部摩擦。

對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，了解遠(yuǎn)程工作者的思維模式，以及如何管理和整合此類員工，這些都是有幫助的。你不強(qiáng)調(diào)遠(yuǎn)程員工的價(jià)值，他們就很容易產(chǎn)生一種“眼不見，心不煩”的心態(tài)。當(dāng)管理者把虛擬員工視為團(tuán)隊(duì)的重要組成部分時(shí)，他們就會(huì)像對(duì)待傳統(tǒng)員工一樣對(duì)待虛擬員工。

評(píng)估團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)

為了順利整合傳統(tǒng)與虛擬團(tuán)隊(duì)，你需要找到能夠快速、可靠地提供合格人才的組織，與其建立強(qiáng)有力的伙伴關(guān)系。同時(shí)，貴司的人力部門也要學(xué)習(xí)虛擬員工的管理方法。評(píng)估團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn)也是重要一環(huán)，這有助于了解遠(yuǎn)程員工的貢獻(xiàn)，以及傳統(tǒng)員工如何適應(yīng)與虛擬員工共事的工作流程。

創(chuàng)建數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施

對(duì)虛擬團(tuán)隊(duì)而言，數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施是必不可少的。沒有雄厚的技術(shù)基礎(chǔ)，虛擬人才將舉步維艱。Slack、谷歌文檔（Google Docs）和Zoom（在線視頻會(huì)議軟件）等工具是多元化辦公的“主力軍”。此類協(xié)作工具使團(tuán)隊(duì)得以實(shí)現(xiàn)無縫協(xié)作，還推動(dòng)了成功的另一個(gè)要素，即企業(yè)文化的建立。

同樣，我們也要確保辦公室團(tuán)隊(duì)能夠與遠(yuǎn)程同事緊密配合。提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)設(shè)施，支持這兩組員工之間的協(xié)作，形成流暢（和高效）的工作節(jié)奏。

發(fā)展企業(yè)文化，并積極溝通

歸根結(jié)底，員工需要有投入感。這往往通過企業(yè)文化實(shí)現(xiàn)。所謂文化，我們很難明確定義，但每個(gè)人都能直觀感受到它的存在。但是，少了一個(gè)實(shí)體的承載空間，遠(yuǎn)程員工該如何了解和擁抱企業(yè)文化呢？

首先，你要選擇本身就與貴司企業(yè)文化相契合的人。雖然不同組織各有特色，但我發(fā)現(xiàn)，但凡成功的虛擬工作者都善于自我激勵(lì)和解決問題。

在一個(gè)多元化的工作場所，文化的傳達(dá)離不開強(qiáng)有力的溝通技巧。你可以采用多種方法，強(qiáng)化企業(yè)文化，比如開團(tuán)隊(duì)會(huì)議一定要用視頻軟件。

聊天應(yīng)用或通信平臺(tái)是一種高效的溝通形式，能夠突出企業(yè)文化的精髓。而員工可以在對(duì)話中彰顯個(gè)性，共同慶賀勝利，發(fā)展職場友誼，提升工作中的幸福感、受尊重感和歸屬感。

偶爾來一場面對(duì)面會(huì)議，也是鞏固文化的有效方式。當(dāng)你成功地創(chuàng)建并培養(yǎng)了一支混合型團(tuán)隊(duì)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員見面時(shí)，感覺就像老朋友聚會(huì)一樣。

遠(yuǎn)程辦公這股潮流不會(huì)消失。雖然，不是所有公司都接受這種做法，但終有一天，它們將別無選擇。聰明的企業(yè)懂得，如果想要持續(xù)吸引頂尖人才，并因此獲得競爭優(yōu)勢，就應(yīng)該先發(fā)制人。

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