采購管理制度是指以文字的形式對(duì)采購組織工作與采購具體活動(dòng)的行為準(zhǔn)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等做出的具體規(guī)定。

　　為了規(guī)范采購工作，提高采購工作的效率，我們必須建立健全多種采購管理制度，以此作為采購人員與采購部門的工作準(zhǔn)則與行為規(guī)范，以保證采購工作健康、有序、高效地運(yùn)行，從而圓滿地完成采購任務(wù)，滿足企業(yè)其他部門對(duì)采購業(yè)務(wù)的要求。

　　采購管理的主要制度有采購領(lǐng)導(dǎo)制度、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度、監(jiān)督制度和民主管理制度。

　　1、采購領(lǐng)導(dǎo)制度

　　采購領(lǐng)導(dǎo)制度，即采購決策制度，按采購什么、采購多少，什么時(shí)候采購等決策權(quán)屬于哪一級(jí)來劃分領(lǐng)導(dǎo)制度。具體有三種：

　　(1)集中制

　　采購的決策權(quán)集中于總公司，其他分公司或分廠無權(quán)采購，適用于小企業(yè)或分公司(分廠)較集中的企業(yè)采用，集中制的特點(diǎn)是：① 采購數(shù)量大，能享受數(shù)量折扣，降低進(jìn)價(jià);② 集中采購，統(tǒng)籌安排，可節(jié)約大量人力、物力、財(cái)力;③ 目前一些連鎖店大都采用這種決策制度，例如日本的八佰伴集團(tuán)就曾采用這種決策制度。

　　(2)分散制

　　將采購的決策權(quán)分散于各個(gè)分公司或分廠。一般大規(guī)模企業(yè)，且分公司(分廠)分散在各地，企業(yè)的各分公司(分廠)所需的物資差異較大時(shí)，企業(yè)常采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度，采用這種領(lǐng)導(dǎo)制度能充分調(diào)動(dòng)分公司(分廠)的積極性，減少了內(nèi)部物資的調(diào)撥手續(xù)，但不利于采購資金的統(tǒng)一管理，浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力，無法享受價(jià)格優(yōu)惠，使進(jìn)價(jià)較高。

　　(3)混合制

　　若企業(yè)的分公司(分廠)的所需的物品相同，且采購金額較大時(shí)，由總公司統(tǒng)一采購，對(duì)于各分公司間有差異的、金額較小的、臨時(shí)性采購的物品由分公司自行采購。這樣，一方面能使采購資金較合理地統(tǒng)一管理，又能調(diào)動(dòng)各分公司的積極性，及時(shí)滿足經(jīng)營的需要。

　　2、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度

　　經(jīng)濟(jì)責(zé)任制是按照客觀經(jīng)濟(jì)規(guī)律的要求，以提高經(jīng)濟(jì)效益及服務(wù)質(zhì)量為目標(biāo)，科學(xué)地確定相關(guān)部門、人員經(jīng)濟(jì)職責(zé)、利益權(quán)力的一項(xiàng)管理制度。明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，有利于維護(hù)采購隊(duì)伍的良好的工作秩序，提高工作效率，講究經(jīng)濟(jì)核算，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。采購部門的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度通常有以下幾方面：

　　(1)崗位責(zé)任制

　　崗位責(zé)任制是采購制度的中心環(huán)節(jié)。建立與健全采購崗位責(zé)任制，能做到采購部門人人有職責(zé)，事事有人管，目標(biāo)清楚，責(zé)任明確，工作有條不紊，加強(qiáng)職工責(zé)任感，調(diào)動(dòng)工作積極性，發(fā)揮其聰明才智;可以堵塞工作漏洞，保證采購工作的良好秩序。

　　雖然不同類型的企業(yè)采購，崗位責(zé)任制不盡相同，但一般采購部門內(nèi)設(shè)有不同的崗位，不同崗位確定有不同的職責(zé)。結(jié)合采購工作的實(shí)際，我們認(rèn)為采購部門的人員應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)有：

　　采購主管和計(jì)劃人員的職責(zé)是：① 制定采購計(jì)劃;② 制定和修訂采購制度;③ 統(tǒng)籌安排采購資金;④ 監(jiān)督和考評(píng)采購人員，并指導(dǎo)其工作;⑤ 合同的審議和管理;⑥ 決策購進(jìn)業(yè)務(wù)活動(dòng)，以提高經(jīng)濟(jì)效益;⑦ 組織領(lǐng)導(dǎo)采購人員搜集市場(chǎng)信息，預(yù)測(cè)可供貨源及其趨勢(shì)，為企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀;⑧ 指導(dǎo)采購人員與供應(yīng)商搞好關(guān)系。 一般采購人員的職責(zé)是：① 貨源、價(jià)格、服務(wù)等市場(chǎng)調(diào)查;② 與供應(yīng)商談判，確定有關(guān)事項(xiàng)，如價(jià)格、質(zhì)量、交貨期及結(jié)算條件等;③ 催貨;④ 處理退貨、索賠;⑤ 發(fā)票的核對(duì)與付款;⑥ 辦理物品入庫手續(xù);⑦ 與供應(yīng)商建立良好關(guān)系;⑧ 搜集調(diào)撥信息，預(yù)測(cè)可供資源及其趨勢(shì)，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考;⑨ 節(jié)省購進(jìn)費(fèi)用支出，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

　　(2)采購費(fèi)用承包制

　　這是采購部門加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算的一種形式，在實(shí)際工作中，許多企業(yè)的采購費(fèi)用大大超過正常的費(fèi)用水平，造成采購環(huán)節(jié)經(jīng)濟(jì)效益低下，從而也影響了整個(gè)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。因此，用制度的形式來控制采購費(fèi)用的開支水平顯得尤為重要。

　　采購費(fèi)用承包制是將采購費(fèi)用指標(biāo)落實(shí)到每一個(gè)崗位、每一個(gè)采購人員身上，只允許其在規(guī)定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)開支費(fèi)用，從而控制采購費(fèi)用支出。 實(shí)際操作過程中，可以用相對(duì)數(shù)來控制，如規(guī)定采購每噸商品的費(fèi)用額或每百元商品的費(fèi)用額等。也可以用絕對(duì)數(shù)來控制，如規(guī)定采購部門在按要求完成采購任務(wù)的前提下，每月的采購總費(fèi)用水平，對(duì)于超支的部門由采購部門、采購員自己承擔(dān);對(duì)于節(jié)支的部分可由采購部門、采購人員自行分配，以激發(fā)其工作責(zé)任感。

　　3、獎(jiǎng)懲制度

　　為了調(diào)動(dòng)廣大采購人員的工作積極性，充分發(fā)揮他們的聰明才智、努力干好本職工作，企業(yè)應(yīng)該建立與健全各種形式的獎(jiǎng)懲制度以真正體現(xiàn)“干多干少不一樣，干好干壞不一樣，干與不干不一樣，干輕干重不一樣”的分配精神。對(duì)于一些成績(jī)突出、工作勤奮踏實(shí)的采購人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì);對(duì)于那些工作散漫、績(jī)效較差，甚至給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失的采購人員應(yīng)進(jìn)行必要的懲罰，甚至清除出采購隊(duì)伍。

　　在建立獎(jiǎng)懲制度時(shí)應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是把握好“刺激度”，即拉開檔次，不搞平均主義，要獎(jiǎng)得高，罰得重，使獎(jiǎng)懲措施真正起到激勵(lì)的作用。另一方面要注意多種獎(jiǎng)懲方法相結(jié)合，根據(jù)心理學(xué)理論，人的需求是多方面的，物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)只能滿足職工物質(zhì)方面的需要，過分強(qiáng)調(diào)物質(zhì)刺激，會(huì)產(chǎn)生“一切向錢看”的錯(cuò)誤觀念，其作用必然有限。我們提倡物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與其他獎(jiǎng)勵(lì)形式的配合，如精神鼓勵(lì)(評(píng)先進(jìn)、表揚(yáng)、提干等)。對(duì)于懲罰來講也是如此，可以罰款，亦可行政處分，甚至開除公職，這樣獎(jiǎng)懲制度才真正有效。

　　4、監(jiān)督制度

　　貫徹采購制度必須堅(jiān)持嚴(yán)格監(jiān)督與考核，沒有嚴(yán)格的監(jiān)督，采購制度就會(huì)流于形式，嚴(yán)格的監(jiān)督是以科學(xué)考核依據(jù)為基礎(chǔ)的。在實(shí)際工作中監(jiān)督的方法包括三種：一是由采購負(fù)責(zé)人對(duì)各部門組織和職工個(gè)人執(zhí)行情況進(jìn)行縱向檢查;二是組織有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行橫向聯(lián)合檢查;三是個(gè)人自查。

　　在制定監(jiān)督制度時(shí)，要注意把握兩個(gè)方面：一是對(duì)權(quán)力的使用和監(jiān)督，檢查是否有濫用職權(quán)、借采購之機(jī)以權(quán)謀私的現(xiàn)象;二是對(duì)應(yīng)負(fù)責(zé)任的監(jiān)督與檢查，檢查責(zé)任是否落實(shí)到每個(gè)單位、每個(gè)人，或是否有職責(zé)不清、相互推諉的現(xiàn)象。

　　5、民主管理制度

　　實(shí)現(xiàn)民主管理制度是現(xiàn)代企業(yè)的重要趨勢(shì)，國有企業(yè)的性質(zhì)決定了民主管理是一項(xiàng)基本制度。采購部門同樣應(yīng)強(qiáng)調(diào)民主管理。實(shí)行民主管理，可以較好地把民主與集中結(jié)合起來，調(diào)動(dòng)職工的積極性;可以集中廣大采購人員的智慧，集思廣益，共商大計(jì);可以密切干群關(guān)系，克服官僚主義、瞎指揮;也可以有利于解決采購部門內(nèi)部的矛盾與爭(zhēng)端，促進(jìn)采購部門的安定團(tuán)結(jié)。

　　建立企業(yè)采購管理制度，可以明確各崗位、各環(huán)節(jié)的責(zé)、權(quán)及相互關(guān)系;明確采購人員的業(yè)務(wù)操作要求，從而有利于加強(qiáng)考核;有利于在采購部門貫徹按勞分配制度，有利于激發(fā)職工的責(zé)任感與事業(yè)心。

　　Teamface企典一站式企業(yè)管理系統(tǒng)平臺(tái)，可免費(fèi)為企業(yè)提供企業(yè)管理系統(tǒng)解決方案，(涵蓋：CRM客戶管理、HR人事管理、OA移動(dòng)辦公、項(xiàng)目管理、供應(yīng)商管理、企業(yè)各類數(shù)據(jù)分析等)，并且與企業(yè)管理制度對(duì)接根據(jù)企業(yè)的制度打造管理系統(tǒng)，優(yōu)化企業(yè)的管理流程、制度，對(duì)接企業(yè)現(xiàn)有的管理系統(tǒng)。

　　如需了解免費(fèi)方案或客戶案例，可在線申請(qǐng)?jiān)囉茫驌艽蛎赓M(fèi)咨詢熱線：400-865-6116