團(tuán)隊(duì)隊(duì)合作現(xiàn)在是任何業(yè)務(wù)順利運(yùn)行的標(biāo)準(zhǔn)做法。項(xiàng)目越來越跨職能，協(xié)作工作現(xiàn)在是項(xiàng)目管理的一個(gè)關(guān)鍵方面。然而，同樣的陷阱仍然存在——在會(huì)議上花費(fèi)了太多時(shí)間、太多的電子郵件討論以及太多的工作要做。項(xiàng)目難以取得進(jìn)展，延誤不可避免，預(yù)算超支。

　　企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時(shí)機(jī)已經(jīng)成熟，現(xiàn)在應(yīng)該以真正的公司協(xié)同辦公系統(tǒng)的形式為員工提供發(fā)揮潛力的工具。

　　什么是協(xié)同辦公系統(tǒng)?

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)是一個(gè)虛擬工作空間，其中資源和工具集中在一起，旨在促進(jìn)企業(yè)項(xiàng)目工作中的溝通和個(gè)人互動(dòng)。這自然意味著提供對信息的訪問，但更重要的是，鼓勵(lì)直接通過平臺進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤方面的協(xié)作：

　　項(xiàng)目更新、監(jiān)控和管理;

　　文件共享(電子表格、演示文稿、文本文件等);

　　就正在進(jìn)行的舉措交換信息和交流。

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)的目的是通過簡化項(xiàng)目監(jiān)控任務(wù)和提高效率，使員工能夠更好地協(xié)同工作。對于尋求生產(chǎn)力、財(cái)務(wù)節(jié)省和提高員工福利的企業(yè)而言，這樣的平臺是一種創(chuàng)新的解決方案。

　　根據(jù)相關(guān)項(xiàng)目的類型，存在不同類型的平臺。一些解決方案將適應(yīng)所有項(xiàng)目，而另一些則需要一些定制。無論如何，建議選擇滿足您在協(xié)作方面的主要目標(biāo)的解決方案：

　　項(xiàng)目組合管理;

　　持續(xù)改進(jìn);

　　創(chuàng)新發(fā)展。

　　為什么要使用協(xié)同辦公系統(tǒng)?

　　首先，協(xié)同辦公系統(tǒng)可以節(jié)省您的員工時(shí)間。事實(shí)上，業(yè)務(wù)流程越來越復(fù)雜，項(xiàng)目和目標(biāo)越來越多，員工使用的工具越來越多樣化。如果這種碎片化有時(shí)可能意味著重新獲得敏捷性，也可能意味著效率下降，更重要的是，管理方面的整體一致性。

　　因此，協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用為用戶提供了在理想條件下工作的可能性，方法是將員工所需的所有信息集中在一個(gè)地方，并簡化日常任務(wù)——報(bào)告、更新、通過電子郵件發(fā)送或接收信息等。

　　因此，這樣的平臺提供了四個(gè)主要好處：

　　1員工的精力再一次用在價(jià)值創(chuàng)造上

　　如果您已經(jīng)體驗(yàn)過使用Excel進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)遇到的困難，那么您將了解為員工提供更直接、更易于使用的工具的好處，讓他們可以將精力投入到真正創(chuàng)造價(jià)值的工作中。太多的組織仍然導(dǎo)致他們的員工浪費(fèi)時(shí)間尋找信息，以便他們可以更新過時(shí)的PM系統(tǒng)中的項(xiàng)目監(jiān)控。

　　2改善項(xiàng)目溝通

　　與項(xiàng)目相關(guān)的溝通既涉及經(jīng)理希望共享的信息(目標(biāo)、指令、進(jìn)度、項(xiàng)目進(jìn)度等)，也涉及員工完成日常任務(wù)所需的信息。使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的集中化可以在正確的時(shí)間提供正確數(shù)量的正確信息，例如僅向相關(guān)個(gè)人顯示的給定項(xiàng)目的通知。

　　3促進(jìn)知識回收

　　這方面遠(yuǎn)非微不足道，但在企業(yè)中尚未得到充分利用，通常是由于時(shí)間不足。協(xié)同辦公系統(tǒng)可以逐漸成為真正的內(nèi)部知識庫。員工可以利用以前的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識，而不是為每個(gè)新項(xiàng)目重新發(fā)明輪子。這構(gòu)成了真正的優(yōu)勢，并進(jìn)一步節(jié)省了時(shí)間和能源。

　　4產(chǎn)生想法并培養(yǎng)創(chuàng)新的發(fā)展。

　　對于希望鼓勵(lì)參與式創(chuàng)新的企業(yè)來說，協(xié)同辦公系統(tǒng)不僅是一個(gè)優(yōu)勢，而且是必不可少的。除了設(shè)定創(chuàng)新的范圍(歡迎哪些想法的主題、用于分析和選擇收集的想法的方法等)之外，還可以讓員工增強(qiáng)其他人的建議，并監(jiān)控想法發(fā)展為倡議，以至于它們成為實(shí)際項(xiàng)目。

　　將您的組織拆散，并將人員組件完全整合到您的項(xiàng)目組合中，為您的員工提供新的動(dòng)力。

　　選擇協(xié)同辦公系統(tǒng)

　　值得重申的是，協(xié)同辦公系統(tǒng)的主要功能是替換使用的各種不同的系統(tǒng)，以方便員工的工作。它不是一個(gè)額外的系統(tǒng)。這是練習(xí)的一個(gè)基本方面，在考慮選擇解決方案時(shí)應(yīng)牢記。它將能夠正確確定有用的功能，并選擇適合其最終用戶需求的精心設(shè)計(jì)的系統(tǒng)，確保平臺被接受并成功部署。

　　要選擇最合適的解決方案，以下步驟將幫助您將目標(biāo)與確定的用戶范圍保持一致，從而做出全面的選擇：

　　設(shè)定使用平臺要達(dá)到的目標(biāo)：第一階段將有助于確定業(yè)務(wù)需求，正式設(shè)定預(yù)期結(jié)果和衡量標(biāo)準(zhǔn)。

　　確定平臺在業(yè)務(wù)中的使用范圍：是用于項(xiàng)目管理，還是建立知識庫，還是鼓勵(lì)協(xié)同創(chuàng)新?這確保了重點(diǎn)仍然固定在目標(biāo)上……

　　通過專注于用戶的利益和他們將節(jié)省的時(shí)間來預(yù)測變更管理，以確保他們對新系統(tǒng)的認(rèn)可和未來參與。

　　確定將領(lǐng)導(dǎo)過程的項(xiàng)目發(fā)起人：這些人必須以身作則，充當(dāng)過程專家，并建立成功所需的意愿和動(dòng)力。

　　最后，檢查使用平臺是否符合企業(yè)文化。盡管協(xié)同辦公系統(tǒng)非常流行，但必須確保企業(yè)文化適合更加開放和敏捷。

　　一旦確定了這些要點(diǎn)，您將更好地準(zhǔn)備從市場上的各種平臺中進(jìn)行選擇，并且重要的是，確認(rèn)符合您要求的功能。

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)的優(yōu)先功能

　　有許多解決方案可用，有些是通用的，有些是更專業(yè)的，因此它們具有特定的功能來匹配所尋求的目標(biāo)。

　　以下是可以適應(yīng)所有需求的協(xié)同辦公系統(tǒng)的主要功能：

　　可訪問性：任何工作人員都必須可以隨時(shí)從任何工作站或設(shè)備(移動(dòng)性、跨平臺)訪問該平臺。這意味著您的員工可以在需要時(shí)隨時(shí)擁有任何文件和工作工具。

　　直觀、直接且用戶友好：如果您希望員工接受并愿意使用該解決方案，那么除了節(jié)省時(shí)間和提高效率之外，還必須為他們提供一個(gè)設(shè)計(jì)良好、易于使用且?guī)缀醪恍枰嘤?xùn)的平臺.

　　內(nèi)容搜索：使查找文檔、信息、項(xiàng)目或檔案盡可能簡單和快速。

　　全面的項(xiàng)目監(jiān)控：無論使用何種平臺，可以從頭到尾監(jiān)控項(xiàng)目，從最初的想法到完成的平臺是首選。

　　概述：選擇一個(gè)為您提供鳥瞰圖、決策支持功能、準(zhǔn)確和相關(guān)的KPI以及綜合概述的平臺。